O que é ERP? Entenda como empresas integram finanças, estoque, vendas e outras áreas
Imagine que uma loja venda o último notebook disponível em estoque.
A venda foi registrada, mas a informação ainda não chegou ao setor responsável pelas compras.
Enquanto isso, o financeiro possui seus próprios controles, o estoque está em outra planilha e a equipe comercial consulta um sistema diferente.
Se essas informações não conversam entre si, alguém pode vender um produto que já acabou, deixar de fazer uma compra necessária ou tomar uma decisão com dados desatualizados.
É justamente esse tipo de problema que ajuda a entender o que é um ERP.
ERP é um sistema utilizado para integrar diferentes processos de uma organização, reunindo informações de áreas como finanças, vendas, estoque, compras, produção e recursos humanos em uma mesma estrutura.
Resposta rápida: o que é ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, expressão que pode ser traduzida como Planejamento de Recursos Empresariais.
Na prática, ERP é um sistema de gestão empresarial que permite que diferentes áreas utilizem dados integrados.
Em vez de cada departamento trabalhar isoladamente com seus próprios arquivos e sistemas, informações relacionadas podem circular dentro da mesma plataforma.
A TOTVS define ERP como um sistema que integra funções essenciais, incluindo finanças, logística e recursos humanos. A SAP também descreve o ERP como uma plataforma capaz de conectar processos como finanças, RH, produção, vendas, compras e cadeia de suprimentos.
Isso não significa que todos os funcionários enxerguem ou alterem todas as informações da empresa. Os acessos podem variar de acordo com a função e as permissões de cada usuário.
O ponto principal é que os dados deixam de ficar completamente separados.
Como funciona um ERP na prática?
Pense novamente na venda daquele notebook.
Quando um ERP está configurado para integrar essas operações, o registro da venda pode atualizar outras informações relacionadas ao mesmo processo.
O estoque passa a indicar que existe uma unidade a menos. O financeiro registra o valor da operação. Informações fiscais podem ser processadas. Dependendo da configuração da empresa, o setor de compras consegue perceber que determinado item atingiu um nível baixo de estoque.
Não significa que todos esses processos aconteçam automaticamente em qualquer ERP.
A forma como o sistema será utilizado depende da empresa, dos módulos contratados, das regras definidas e das integrações existentes.
A lógica, porém, é essa: uma informação gerada em uma área pode alimentar processos utilizados por outras áreas.
A TOTVS dá um exemplo semelhante ao explicar que a movimentação de uma matéria-prima pode atualizar o estoque e fornecer informações para compras.
Quais áreas podem estar dentro de um ERP?
Os módulos variam de acordo com o sistema e com a organização.
Entre os mais comuns estão financeiro, contabilidade, fiscal, compras, vendas, estoque, produção, logística e recursos humanos. Sistemas mais amplos podem incluir ainda planejamento, gestão de projetos, ativos, contratos e outras funções.
A ideia de trabalhar com módulos ajuda a entender por que ERP não é simplesmente um programa usado pelo departamento financeiro.
Cada área pode utilizar recursos próprios, mas as informações permanecem conectadas a uma base comum. SAP e TOTVS descrevem justamente essa arquitetura de módulos que compartilham informações e processos.
ERP é uma planilha mais sofisticada?
Não exatamente.
Uma planilha pode ser bastante útil para organizar dados e realizar controles específicos.
O problema aparece quando uma empresa começa a depender de muitas planilhas diferentes, armazenadas em lugares diferentes e atualizadas por pessoas diferentes.
Imagine uma empresa em que o comercial possui uma planilha de pedidos, o estoque outra lista de produtos e o financeiro um terceiro arquivo com valores a receber.
Se alguém altera uma informação, as outras planilhas não necessariamente serão atualizadas.
Um ERP trabalha com uma proposta diferente: integrar os processos e os dados utilizados por diferentes áreas.
Por isso, o valor do sistema não está apenas em armazenar informações, mas também em fazer com que elas façam parte de um fluxo empresarial.
Por que uma empresa precisa integrar suas informações?
Porque as decisões de uma área frequentemente afetam outras.
Uma venda interfere no estoque e no financeiro.
Uma compra interfere no estoque, nas contas a pagar e, dependendo do negócio, na produção.
A contratação de uma pessoa envolve recursos humanos, folha de pagamento e planejamento financeiro.
Uma devolução de produto pode envolver vendas, estoque, logística, financeiro e atendimento ao cliente.
Quando cada área trabalha com informações independentes, surgem riscos de duplicidade, atraso e inconsistência.
Um ERP procura reduzir essa fragmentação, oferecendo uma visão mais integrada da operação.
ERP e sistema de gestão são a mesma coisa?
ERP é um tipo de sistema de gestão, mas nem todo sistema de gestão é um ERP.
Uma empresa pode utilizar, por exemplo, um software dedicado apenas à gestão de projetos ou ao atendimento dos clientes.
Essas ferramentas podem ser extremamente importantes, mas não necessariamente integram os processos centrais da organização da mesma maneira que um ERP.
A própria TOTVS diferencia sistemas integrados de maneira geral de ERPs, explicando que o ERP concentra diferentes funções empresariais dentro de uma estrutura de gestão mais ampla.
ERP e CRM são a mesma coisa?
Também não.
As duas siglas aparecem bastante no ambiente empresarial, mas possuem objetivos diferentes.
ERP está ligado principalmente à gestão dos recursos e processos internos da organização.
CRM, sigla para Customer Relationship Management, está associado à gestão do relacionamento com clientes, incluindo contatos, oportunidades comerciais, negociações e histórico de atendimento.
Os dois sistemas podem trabalhar juntos.
Uma oportunidade registrada pelo time comercial em um CRM, por exemplo, pode resultar posteriormente em uma venda processada pelo ERP.
Algumas plataformas inclusive reúnem funcionalidades das duas áreas, mas os conceitos continuam diferentes.
ERP é usado apenas por grandes empresas?
Não.
Empresas maiores costumam ter operações mais complexas e podem precisar de sistemas com muitos módulos, integrações e usuários.
Mas pequenas e médias empresas também podem utilizar ERP.
Uma empresa menor pode começar com funções relacionadas a vendas, estoque e financeiro e ampliar a estrutura conforme suas necessidades aumentam.
Há sistemas desenvolvidos para empresas de diferentes portes e setores. A forma de implantação e o número de módulos podem variar bastante.
O que é ERP em nuvem?
Tradicionalmente, sistemas empresariais podiam ser instalados e mantidos na infraestrutura da própria organização.
Hoje também existem ERPs executados em ambientes de nuvem.
Nesse modelo, a infraestrutura tecnológica necessária para disponibilizar o sistema pode ser mantida pelo fornecedor ou por serviços de computação em nuvem, permitindo acesso de acordo com as regras e permissões definidas pela organização.
Também existem estruturas híbridas, que combinam recursos locais e em nuvem.
A escolha depende de fatores como custos, segurança, infraestrutura disponível, necessidades de integração e características do negócio. A SAP apresenta nuvem, implantação local e modelos híbridos entre as alternativas possíveis para sistemas ERP.
Um ERP faz tudo sozinho?
Não.
Esse ponto é importante porque sistemas empresariais às vezes são apresentados como se a implantação de uma tecnologia resolvesse automaticamente problemas de gestão.
Um ERP depende de processos bem definidos, dados corretos e pessoas capazes de utilizar o sistema.
Se uma informação errada for cadastrada, o sistema pode simplesmente fazer essa informação circular mais rapidamente.
Também é preciso decidir quais usuários terão acesso a determinados dados, como cada processo será registrado e quais integrações precisam existir com outros sistemas.
Por isso, trabalhar com ERP envolve tecnologia, mas também conhecimento sobre processos empresariais.
O que significa implantar um ERP?
Implantar um ERP é preparar o sistema para funcionar de acordo com os processos de determinada organização.
Isso pode envolver levantamento das necessidades da empresa, definição dos módulos utilizados, configuração de regras, migração de dados, integrações com outros sistemas, testes e treinamento dos usuários.
Dependendo do tamanho e da complexidade da organização, esse processo pode ser relativamente simples ou envolver equipes grandes e diferentes etapas.
Também é comum que empresas adaptem alguns processos durante uma implantação, porque o projeto obriga as equipes a analisar como as informações circulam atualmente.
Quem trabalha com ERP?
Há diferentes profissões relacionadas a esses sistemas.
Alguns profissionais trabalham na implantação e configuração das plataformas.
Outros atuam no desenvolvimento de integrações, suporte aos usuários, análise de processos, gestão de projetos, banco de dados ou infraestrutura.
Também existem profissionais que não trabalham tecnicamente com o ERP, mas utilizam o sistema todos os dias em áreas como finanças, contabilidade, compras, vendas, logística, produção e recursos humanos.
Por isso, você pode encontrar um ERP mesmo sem seguir carreira em Tecnologia da Informação.
Um contador pode utilizar o sistema para consultar informações financeiras e fiscais.
Um profissional de Administração pode acompanhar compras, vendas ou indicadores.
Alguém da Engenharia de Produção pode trabalhar com informações sobre materiais, estoque e processos.
Já profissionais de Sistemas de Informação ou Gestão da Tecnologia da Informação podem atuar mais diretamente com implantação, suporte, integrações e gestão desses sistemas.
Preciso saber programar para trabalhar com ERP?
Depende da função.
Quem trabalha com desenvolvimento, personalização ou integração pode precisar de programação e conhecimentos técnicos mais específicos.
Já quem atua em processos, consultoria funcional ou nas próprias áreas de negócio pode trabalhar principalmente com regras empresariais, configurações e utilização dos módulos.
Um consultor responsável pelo módulo financeiro, por exemplo, precisa compreender muito bem os processos daquela área.
Por isso, projetos de ERP frequentemente reúnem profissionais de tecnologia e de negócios.
O que são SAP, TOTVS e outros nomes que aparecem quando pesquisamos ERP?
ERP é a categoria de sistema.
SAP e TOTVS, por exemplo, são empresas que desenvolvem soluções de ERP.
É parecido com a diferença entre falar em “sistema operacional” e falar no nome de um sistema específico.
A SAP explica essa distinção diretamente: ERP é a categoria de software, enquanto SAP é a empresa que desenvolve soluções dessa categoria.
No caso da TOTVS, existem diferentes linhas de ERP, entre elas Protheus, Datasul, RM e Logix, voltadas a diferentes contextos empresariais.
O que é TOTVS RM?
TOTVS RM é uma das linhas de ERP desenvolvidas pela TOTVS.
Dentro dessa plataforma podem existir soluções voltadas a diferentes processos empresariais, dependendo da estrutura adotada pela organização.
O nome aparece também na programação da Semana de Gestão e Tecnologia da Fundação Santo André.
A partir desta terça-feira, 20 de outubro, a FSA realiza um Curso de Capacitação em TOTVS RM, conduzido pelo Prof. Me. Andrei Wellington Leão Domingues. A formação tem 16 horas e acontece entre os dias 20 e 23 de outubro.
A atividade permite que estudantes tenham contato com uma ferramenta utilizada no ambiente empresarial enquanto discutem os processos que existem por trás do sistema.
Confira a programação da Semana de Cursos de Computação, Direito e Gestão da FSA
Por que aprender sobre ERP ainda na faculdade?
Você não precisa chegar à graduação sabendo utilizar determinado ERP.
Mas entender o conceito ajuda a perceber como diferentes conteúdos estudados podem se encontrar dentro de uma empresa.
Uma disciplina de Contabilidade pode aparecer em processos registrados no módulo financeiro.
Logística e gestão de estoque podem estar ligadas aos módulos de suprimentos.
Conteúdos de programação e banco de dados podem ajudar a compreender as estruturas tecnológicas envolvidas.
Administração e Engenharia de Produção ajudam a olhar para processos, indicadores e organização das operações.
Nesse sentido, o ERP oferece um bom exemplo de como áreas que parecem separadas durante a formação precisam conversar quando uma organização está funcionando.
ERP também está mudando com IA e análise de dados?
Sim.
Sistemas empresariais atuais vêm incorporando recursos relacionados a automação, análise de dados e Inteligência Artificial.
Isso pode incluir ferramentas para identificar padrões, apoiar previsões, automatizar tarefas repetitivas ou facilitar consultas sobre informações empresariais.
SAP e outros fornecedores de ERP já incluem recursos relacionados a IA e aprendizado de máquina em seus ambientes.
Isso não elimina a necessidade de profissionais que entendam os processos.
Quanto mais uma empresa utiliza automação, mais importante se torna compreender de onde vêm os dados, quais regras estão sendo aplicadas e se o resultado produzido faz sentido para aquela situação.
Quais cursos se relacionam com esse tipo de sistema?
ERP está justamente na interseção entre gestão e tecnologia.
Por isso, o assunto pode aparecer em diferentes graduações.
Na Fundação Santo André, cursos como Administração, Ciências Contábeis, Sistemas de Informação, Gestão da Tecnologia da Informação e Engenharia de Produção possuem formações que se relacionam, por caminhos diferentes, com processos empresariais, gestão de informações, sistemas, logística e tomada de decisão. A FSA mantém essas graduações entre as opções atualmente oferecidas.
Isso não significa que todos formarão profissionais especializados em ERP.
A diferença está justamente no olhar de cada formação.
Uma pessoa pode chegar ao mesmo sistema preocupada com a contabilidade, com o processo produtivo, com a gestão da empresa ou com a tecnologia que sustenta tudo isso.
Conheça os cursos de graduação da Fundação Santo André
Para quem já possui formação superior e deseja aprofundar conhecimentos em tecnologia, gestão ou negócios, também é possível consultar as opções de pós-graduação da instituição.
